Ralf Grammel, Infoniqa SQL AG, Zug

Wer die Unternehmensentwicklung alleine auf Strategie, Führung, Innovationskraft und ein konkurrenzfähiges Leistungsangebot abstützt, vernachlässigt sträflich ein erfolgsentscheidendes Element: die Personalentwicklung. Denn Mitarbeiter, die ihre Kompetenz und Qualifikationen motiviert einbringen, sind eine Voraussetzung dafür, dass das Unternehmen auch morgen mit Erfolg bestehen wird. Doch selbst dort, wo die strategische Bedeutung der Personalentwicklung anerkannt ist, werden die Mitarbeiter noch zu häufig nach alter Schule verwaltet und administriert. Dies, obschon heute wirtschaftliche und umfassende Instrumente für ein effizientes Mitarbeiter-Management verfügbar sind. 

Dreh und Angelpunkt für die erfolgreiche Weiterentwicklung eines jeden Unternehmens ist eine professionelle Personalentwicklung. Dieser strategischen Bedeutung entsprechend sollte sie von der Unternehmensführung auch gewichtet und durchgesetzt werden. Konkret bedingt dies zweierlei: erstens eine zweckgerechte Führung und Organisation des Personalmanagements, und zweitens eine geeignetes Instrumentarium auf der ausführenden Ebene.
Zur ersten Anforderung: Die Verantwortlichen des Personalmanagements sollten, um ihre strategische Aufgabe erfolgreich bewältigen zu können, direkt in der Unternehmensleitung mit entsprechendem „Standing“ vertreten sein und dort eine aktive Rolle ausfüllen können. Dies nicht zuletzt deshalb, weil Personalentscheidungen immer auch Investitionsentscheidungen sind. Die Realität ist jedoch oft eine andere: das Personalmanagement wird nicht systematisch entwickelt und betrieben, es wird häufig vom CFO oder dem COO im Nebenamt betrieben oder an einen Dienstleister ausgegliedert. In der Folge hat die Personalentwicklung auf der Traktandenliste der Geschäftsleitung dann nicht den Stellenwert, der ihr eigentlich zukommt; schlimmstenfalls entzieht sie sich schleichend der Führung und Kontrolle durch das Topmanagement.
Zur zweiten Anforderung: Die Personalentwicklung orientiert sich an den künftig zu bewältigenden Aufgaben und sollte gezielt auf interne Gruppen wie beispielsweise Managementnachwuchs oder IT-Spezialisten ausgerichtet sein. Realität ist allerdings, dass zwar viele Führungskräfte ihre Bereiche zukunftsorientiert ausrichten wollen, aus dem Personalbereich aber nicht die nötigen Informationen für eine koordinierte Mitarbeiterentwicklung erhalten. Besonders riskant wird es, wenn zwar Zielvereinbarungen existieren, die Informationen aber von der Führungskraft unter grossem meist manuellem Aufwand selbst beschafft werden müssen. Solch arbeitsaufwändiges und unmethodisches Handeln im Personalmanagement wird vermieden, indem der ausführenden Ebene und den an der Personalförderung Beteiligten die erforderlichen Instrumente in die Hand gegeben werden: moderne HR-Management-Systeme und -Softwarelösungen, die nicht nur die Personalentwicklung unterstützen, sondern umfassend das strategiekonforme und effiziente Mitarbeiter-Management sicherstellen.

Wesentliche Entlastung der Personalabteilung
Ein modernes, praxisorientiertes HR-Management-System sollte die folgenden Voraussetzungen erfüllen: sein Aufbau ist modular, es ist Web-basiert und lässt sich somit ohne grossen IT-Einsatz installieren, kostengünstig betreiben und einfach an sich verändernde Gegebenheiten anpassen. Das System wird zentral verwaltet, ist aber dank seiner Mehrsprachigkeit zugleich international einsetzbar. Grundvoraussetzung ist, dass alle Basis-Anforderungen des Tagesgeschäfts im Personalmanagement abgedeckt werden. Moderne HR-Softwarelösungen verfügen zudem über eine integrierte Internet-Jobbörse.
Dank solch einer HR-Software werden erhebliche Prozessoptimierungen ermöglicht. Die modular aufgebaute Struktur umfasst alle wichtigen Funktionen wie etwa Personaldatenbank, Personalentwicklung, Bewerbungen und Recruiting, Organisation, Auswertungen, Dokumentenmanagement und Fortbildung. Die Verzahnung der Module wirkt sich positiv auf die Personalarbeit insgesamt aus. Die steigenden operativen und inhaltlichen Anforderungen an das Personalmanagement können ohne zusätzliche Personalressourcen bewältigt und die Effizienzsteigerung im Personalbereich mit der Ergebnisoptimierung im Unternehmen synchronisiert werden.
Mit Hilfe dieser HR-Software lässt sich der gesamte Informationsfluss zwischen Mitarbeitern und Unternehmen abbilden, verwalten und vereinfachen. Modular aufgebaute Systeme umfassen das Bewerbungs- und Skill-Management, die Aus- und Weiterbildung, Workflow-Funktionen sowie die Auswertung und Archivierung der Personaldaten. Die teilweise Verlagerung dieser Prozesse zu Mitarbeitern oder Bewerbern entlastet die Personalabteilung wesentlich. Entlastend wirkt zudem die Verkürzung von Genehmigungs- und Freigabeabläufen. Zudem sind Web-basierte HR-Portale einfach in Fremdsysteme integrierbar und können an jedes gängige Lohnbuchhaltungssystem angebunden werden.

Integration von Job-Börsen
Job-Börsen im Internet werden immer wichtiger für das Recruiting, oft müssen hier aber Daten manuell und mehrfach erfasst werden. Gute Web-basierte HR-Lösungen integrieren die Online-Job-Börse voll in die HR-Software. Das heisst, im Stellenangebot oder in einer Bedarfsmeldung wird angegeben, ab wann und optional bis wann welche Stellenangebote auf der Homepage publiziert werden sollen. Auch wird der Betrieb von mehreren Job-Börsen unterstützt, parallel zur unternehmenseigenen Homepage oder für das interne Jobportal.
Sämtliche vom Bewerber erfassten Daten werden so verwaltet, dass keine weiteren Eingriffe erforderlich sind. Das HR-Management kann mit diesen Daten unmittelbar weiterarbeiten, sie z.B. an die anfordernde Stelle weiterleiten, Skillabfragen durchführen, Korrespondenzen erstellen oder Bewertungen vornehmen. Manuelles Erfassen und sich überschneidendes Eingeben von Stellenangeboten gehört somit der Vergangenheit an.

Flexibler Rahmen für firmenspezifische Prozesse
Es ist ein wesentliches Erfolgskriterium für eine zeitgemässe HR-Software, dass sich die unternehmensspezifischen Abläufe und Anforderungen in der Lösung wieder finden. Ein HR-Portal soll das Unternehmen begleiten und sich an die individuellen Prozesse anpassen können. Oftmals werden jedoch HR-Lösungen implementiert, bei denen die „Individualität“ des Unternehmens trotz erheblichem IT-Aufwand auf der Strecke bleibt. Letztendlich geht es um die Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit, die ja gerade in der unterschiedlich ausgeprägten Beherrschung der Prozesse zum Tragen kommt. Moderne Web-basierte HR-Portale bieten einen flexiblen Rahmen, der je nach Anforderung des Unternehmens mit Standardlösungen oder – und das muss ohne zusätzlichen Aufwand realisierbar sein – mit individuellen Prozessen und Wegen gestaltet wird.
Wichtig ist, dass die Personalleitung klare Vorstellungen darüber hat, welche Prozesse weiterhin abgebildet und welche neu gestaltet werden sollen. Deswegen gilt es, eine moderne, international ausgerichtete HR-Lösung einzusetzen. Die neue Software sollte keine Insellösung sein, sondern ein integriertes System, das wichtige Elemente wie etwa ein Jobportal, die Lohnbuchhaltung und eine Personaldatenbank miteinander vernetzt. Auch sollten funktionale Schnittstellen zur Umgebung vorhanden sein und sämtliche personalbezogenen Prozesse effizient unterstützt werden.

Auch für mittelgrosse Unternehmen wirtschaftlich attraktiv
Aufschluss über die Wirtschaftlichkeit von Web-basierten Systemen gibt ein Kosten/Nutzen-Vergleich mit bisherigen Lösungen. Die neuen Lösungen haben aufgrund ihrer System-Architektur den Vorteil, dass sie Dank des stark reduzierten Installationsaufwands nicht nur schnell, sondern meist auch kostengünstig implementiert werden können. Erfahrungen aus der Praxis zeigen auf, dass sich eine HR-Software-Lösung wie engage! innert weniger Monate amortisiert. Dazu kommen die administrative Entlastung der Führungsstufe und Effizienzverbesserungen für das Unternehmen insgesamt.

Über den Verfasser
Ralf Grammel absolvierte an der Universität Tübingen ein Studium der Sozialwissenschaften (M.A.) sowie eines der Kulturwissenschaften. Er begann seine berufliche Laufbahn bei einer Unternehmensberatung als Projektleiter mit dem Schwerpunkt Standortentwicklung und Change-Management. Ab 2003 verantwortete er als Bereichsleiter und Geschäftsführer umfassende Change-Management-Projekte in deutschen und Schweizer Unternehmen. Seit 2008 leitet er bei der Infoniqa SQL AG in Zug den Geschäftsbereich der HR-Software engage!. e-mail: ralf.grammel@infoniqa.ch
Die Infoniqa Gruppe vereinigt zwanzig Jahre IT-Erfahrung und bietet international spezialisierte IT-Lösungen und Dienstleistungen für mittlere und grössere Unternehmen an. In der Gruppe mit Sitz in Wien sind derzeit rund 200 Personen beschäftigt. In der Schweiz wird das Unternehmen von der Infoniqa SQL AG mit Sitz in Zug repräsentiert. Das Spektrum umfasst branchenspezifische ERP, Informations- und Personalmanagement-Systeme. www.sql.ch, www.infoniqa-hr.com