Ganz oben auf der Wunschliste vieler Human-Resources-Verantwortlicher steht ein zentrales System für ein umfassendes Mitarbeiter-Management. Denn die verbreiteten Insellösungen für Aufgaben wie Personalentwicklung, Personaldatenbank, Bewerbungen oder Lohnbuchhaltung belasten den HR-Bereich mit suboptimalen Prozessen, arbeitsaufwendigem Verknüpfen von Informationen, Ineffi zienz und unerwünschtem Aufwand.

Die Anforderungen
Ein modernes, praxisorientiertes HR-Management-System erfüllt die folgenden Anforderungen:
Es wird zentral verwaltet, istmodular aufgebaut und webbasiert, die HR-Portale lassen sich einfach in Fremdsysteme integrieren und ohne grossen IT-Einsatz installieren.
Das System kann einfach an veränderte Gegebenheiten angepasst werden und lässt sich kostengünstig betreiben. Dank seiner Mehrsprachigkeit ist das System international einsetzbar. Grundvoraussetzung ist, dass alle Basis-Anforderungen des Tagesgeschäfts im Personal-Management abgedeckt werden. Moderne HR-Softwarelösungen können an jedes gängige Lohnbuchhaltungssystem angebunden werden und verfügen ausserdem über eine integrierte Internet-Jobbörse. Personalarbeit entlasten Mithilfe einer modular aufgebauten HRSoftware lässt sich der gesamte Informationsfluss zwischen Mitarbeitern und Unternehmen abbilden, verwalten und vereinfachen. Die Module des Systems umfassen
Funktionen für das Bewerbungs- und Skill-Management, die Aus- und Weiterbildung, Workflow-Funktionen sowie die Auswertung und Archivierung der Personaldaten. Indem diese Prozesse teilweise zu Mitarbeitern oder Bewerbern verlagert werden, wird die Personalabteilung wesentlich entlastet. Entlastend wirkt auch die Verkürzung von Genehmigungs- und Freigabeabläufen. Durch den Einsatz einer solchermassen gestalteten HR-Software werden erhebliche Prozessoptimierungen ermöglicht. Die modular aufgebaute Struktur umfasst alle wichtigen Funktionen wie etwa Personaldatenbank, Personalentwicklung, Bewerbungen und Recruiting, Organisation, Auswertungen, Dokumenten-Management und Fortbildung. Die Verzahnung der Module wirkt sich positiv auf die Personalarbeit insgesamt aus. Die steigenden operativen und inhaltlichen Anforderungen an das Personal-Management können ohne zusätzliche Personalressourcen bewältigt und die Effizienzsteigerung im Personalbereich mit der Ergebnisoptimierung im Unternehmen synchronisiert werden.

Flexibler Rahmen
Ein wichtiges Erfolgskriterium für eine HRSoftware besteht darin, dass die unternehmensspezifischen Abläufe und Anforderungen des Unternehmens von der Lösung abgedeckt werden. Das HR-Portal sollte das Unternehmen begleiten und sich an die individuellen Prozesse anpassen können. Oft werden aber HR-Lösungen implementiert, welche die individuellen Gegebenheiten trotz beträchtlichem IT-Aufwand vernachlässigen. Moderne webbasierte HR-Portalebieten einen fl exiblen Rahmen, der je nach den Anforderungen des Unternehmens mit Standardlösungen oder – ohne zusätzlichen Aufwand – mit individuellen Prozessen und Wegen gestaltet wird. Wichtig ist, dass die Personalleitung klare Vorstellungen darüber hat, welche Prozesse weiterhin abgebildet und welche neu gestaltet werden sollen. Deswegen gilt es, eine moderne, international ausgerichtete HRLösung
einzusetzen. Die neue Software sollte keine Insellösung sein, sondern ein integriertes System bilden, das wichtige Elemente wie etwa ein Jobportal, die Lohnbuchhaltung und eine Personaldatenbank miteinander vernetzt. Auch sollten funktionale Schnittstellen zur Umgebung vorhanden sein und alle personalbezogenen Prozesse effi zient unterstützt werden.

Methodische Entwicklung
Die Personalentwicklung orientiert sich an den künftig zu bewältigenden Aufgaben des Unternehmens und muss gezielt auf interne Gruppen wie beispielsweise Management-
Nachwuchs oder IT-Spezialisten ausgerichtet sein. Realität ist allerdings, dass zwar viele FührungskraÅNfte ihre Bereiche zukunftsorientiert ausrichten wollen, aber aus dem Personalbereich nicht die nötigen Informationen für eine koordinierte Mitarbeiterentwicklung erhalten. Zusätzlich erschwert wird die Situation, wenn Zielvereinbarungen existieren, die Informationen aber von der Führungskraft unter grossem Aufwand selbst beschafft werden müssen. Solch arbeitsaufwendiges und unmethodisches Handeln im Personal-Management wird vermieden, indem der ausführenden Ebene und den an der Personalförderung Beteiligten die erforderlichen Instrumente in die Hand gegeben werden: moderne HR-Management-Systeme und -Softwarelösungen, die nicht nur die Personalentwicklung unterstützen, sondern umfassend das strategiekonforme und effi ziente Mitarbeiter-Management sicherstellen.

Auch Jobbörsen integriert
Jobbörsen im Internet werden immer wichtiger für das Recruiting, doch oft müssen Daten manuell und mehrfach erfasst werden. Gute webbasierte HR-Lösungen integrieren
die Online-Jobbörse voll in die HR-Software. Das heisst, im Stellenangebot oder in einer Bedarfsmeldung wird angegeben, ab wann und optional bis wann welche Stellenangebote
auf der Homepage publiziert werden sollen. Der Betrieb mehrerer Jobbörsen parallel zur unternehmenseigenen Homepage oder für das interne Jobportal wird gleichzeitig unterstützt. Die vom Bewerber erfassten Daten werden so verwaltet, dass keine weiteren Eingriffe erforderlich sind. Das HR-Management kann mit diesen Daten unmittelbar weiterarbeiten, sie beispielsweise an die anfordernde Stelle weiterleiten, Skill-Abfragen durchführen, Korrespondenzen erstellen oder Bewertungen vornehmen. Das manuelle Erfassen und sich überschneidende Eingeben von Stellenangeboten gehören somit der Vergangenheit an. In sechs Monaten amortisiert Aufschluss über die Wirtschaftlichkeit von webbasierten Systemen gibt ein Kosten/Nutzen-Vergleich mit bisherigen Lösungen. Die neuen Lösungen haben aufgrund ihrer System-Architektur den Vorteil, dass sie dank des stark reduzierten Installationsaufwands nicht nur schnell, sondern meist auch kostengünstig implementiert werden können. Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass sich eine HR-Software-Lösung innert weniger Monate amortisiert.